حسابداری

در بسیاری از کسب‌وکارها، پیگیری هزینه‌های داخلی مانند خرید خدمات و مصرف منابع ابری یا افزایش اعتبار، با پراکندگی اطلاعات و نبود شفافیت همراه است. همچنین جمع‌آوری فاکتورها، ثبت دقیق درآمدها و هزینه‌ها، محاسبه مالیات، و آماده‌سازی گزارش‌های مالی وقت‌گیر و مستعد خطا هستند. در چنین شرایطی، کاربران نمی‌دانند اعتبارشان کجا مصرف شده، مدیران تصویری روشن از روند هزینه‌کرد ندارند، و کنترل مالی به کاری زمان‌بر و پیچیده تبدیل می‌شود.

کوبیت برای حل این چالش‌ها، یک سیستم حسابداری یکپارچه طراحی کرده است. این سرویس به‌صورت خودکار و دقیق، تمام تراکنش‌های مالی را ثبت و طبقه‌بندی می‌کند؛ از شارژ اعتبار و استفاده از سرویس‌ها گرفته تا ریز هزینه کرد هر ابزار به تفکیک. کاربران در هر لحظه می‌توانند ببینند که هر واحد اعتبار در چه بخشی مصرف شده و چه میزان هزینه به کدام پروژه یا سرویس تخصیص یافته است.

سرویس: هر یک از سرویس‌های کوبیت، مانند زیرساخت، کوبرنتیز، باکت، ابرافزار

منبع: هر آنچیزی که درون یک سرویس ارائه می‌شود یک منبع است؛ مثلاً ماشین مجازی، فضای باکت، سنتری در ابرافزار و ...

هزینه: میزان اعتبار مصرف‌شده هر منبع در گذر زمان. هزینه هر منبع به‌صورت لحظه‌ای محاسبه می‌شود؛ یعنی تا زمانی که منبع وجود دارد، به‌صورت پیوسته هزینه آن لحاظ می‌گردد و هرگاه منبع حذف شود، هزینه آن قطع می‌گردد. این نوع مدل به pay as you go نیز اطلاق می‌شود.

بسته / پلن: پیش‌پرداخت هزینه یک منبع در بازه‌های عمومی‌اً ۳۰ روزه که شامل تخفیف در هزینه آن منبع می‌باشد.

نکته ۱: اگر منبعی که دارای بسته باشد، زودتر از موعد آن حذف شود، حسابداری با محاسبه مقدار مصرف شده از بسته، باقیمانده آن را مرجوع کرده و از هزینه های سازمان کسر میکند.

نکته ۲: در صورتی‌که بسته منبعی تغییر کند، ابتدا هزینه بسته جدید از حساب سازمان کسر می‌گردد، سپس مقدار باقی‌مانده از بسته قبلی به حساب سازمان برگردانده می‌گردد. لذا در لحظه تغییر بسته باید به اندازه هزینه بسته جدید، اعتبار کافی در سازمان موجود باشد.

مصرف آزاد / مصرف مازاد: میزان مصرف هر پارامتر منبع که بیشتر از مقادیر تعیین‌شده در بسته انتخاب‌شده است. این مقدار به‌صورت آزاد محاسبه شده و به‌صورت تجمیعی هر ساعت به‌عنوان مصرف آزاد لحاظ می‌گردد.

اعتبار کافی: میزان اعتبار مورد نیاز برای یک منبع؛ با احتساب اعتبار مورد نیاز تمام منابع فعلی در سازمان.

داشبورد مالی: نمای کلی و لحظه‌ای از وضعیت مالی حساب کاربری، شامل موجودی اعتبار، میزان مصرف سرویس‌ها، پیش‌بینی زمان پایان اعتبار و دسترسی سریع به فاکتورهای اخیر

گزارش‌های مصرف: نمایش فاکتورهای صادرشده به تفکیک ماه، همراه با جزئیات کامل هزینه‌کرد در هر سرویس و منبع، وضعیت پرداخت (تسویه‌شده/نشده)، و امکان دانلود گزارش در فرمت‌های مختلف

مدیریت اعتبار: بررسی اعتبارهای فعال (نقدی، هدیه، درگاه)، درصد مصرف‌شده، تاریخ شروع و نوع سرویس‌های مرتبط با هر اعتبار. همچنین امکان افزایش اعتبار از طریق درگاه، کد هدیه یا تیکت پرداخت

گزارش مالی: تحلیل پیشرفته هزینه‌ها و مصرف منابع در بازه‌های زمانی دلخواه، با قابلیت فیلتر بر اساس سرویس، منبع و پروژه. شامل نمودارهای دایره‌ای، میله‌ای و خطی برای درک بهتر روند مالی

ماشین‌حساب: ابزاری برای محاسبه پیش‌فاکتور سرویس‌های ابری پیش از سفارش نهایی. با انتخاب نوع سرویس و تنظیم منابع (CPU، RAM، دیسک و ...) می‌توان تخمین دقیقی از هزینه دریافت کرد.

برای استفاده از هر سرویس، سازمان باید حداقل به میزان اعتبار آزاد برای هفت روز آینده دسترسی داشته باشد. در غیر این‌صورت، هشدار تعلیق برای آن سرویس به کاربران ارسال می‌شود.

مراحل تعلیق و بازگشت از تعلیق:

1. هشدار تعلیق: هنگام نزدیکی به اتمام اعتبار، اگر سازمان اعتبار کمتر از هفت روز داشته باشد، هشدار تعلیق برای کاربران ارسال می‌گردد.

2. شارژ جزئی: اگر در زمان هشدار، سازمان اعتبار کمتر از هفت روز اضافه کند، صرفاً زمان هشدار تعلیق به میزان اعتبار اضافه‌شده به‌عقب رانده می‌شود. مثال: اگر ۳ روز تا تعلیق باقی‌مانده و ۲ روز اعتبار اضافه شود، هشدار به ۵ روز تغییر می‌کند.

3. تعلیق سرویس: پس از گذشت زمان هشدار، اگر سازمان حداقل هفت روز اعتبار نداشته باشد، سرویس تعلیق می‌گردد.

4. خروج از تعلیق: سرویس تعلیق‌شده فقط درصورتی از تعلیق خارج می‌شود که حداقل هفت روز اعتبار شارژ شود. شارژ کمتر از این مقدار تاثیری در رفع تعلیق ندارد.

برای منابعی که قبلاً ساخته شده‌اند، انجام هریک از فعالیت‌های زیر منوط به داشتن اعتبار آزاد برای هفت روز برای حالت جدید است:

• تغییر وضعیت منبع از خاموش به روشن
• افزایش سایز یا تغییر پارامترهای منبع

مثال: اگر ماشینی خاموش باشد (فقط هزینه دیسک محاسبه می‌شود) و قرار باشد آن را روشن کرد، باید اعتبار کافی برای هفت روز آینده، برای هزینه کل ماشین (CPU، RAM، دیسک) موجود باشد. در غیر این‌صورت، امکان روشن‌کردن وجود ندارد.